Artefatos e Anotações: a análise da L.IA e o conhecimento do time salvos no mesmo lugar

Terça-feira, 8h. Você pede para a L.IA analisar o edital de um pregão de mobiliário e ela devolve o raio-x completo: prazo de entrega, exigência de amostra em 7 dias corridos, catálogo técnico junto com a proposta, três documentos de habilitação com a cláusula de origem de cada um. Você lê, entende o que precisa fazer e fecha a aba.

Sexta-feira, o colega que cuida da documentação pergunta quais certidões aquele pregão exigia. A conversa sumiu no meio de outras vinte, e a análise que existia dentro dela sumiu junto.

Duas telas novas resolvem esse ciclo: Artefatos guarda o que a L.IA produziu e transforma em documento que você edita, baixa em PDF e assina; Anotações guarda o que a sua equipe descobriu por conta própria, num caderno compartilhado com toda a organização.

Por que a informação de licitação some

Quem participa de licitação produz conhecimento o tempo todo, e quase nada dele fica registrado num lugar onde a próxima pessoa encontre:

• A leitura do edital acontece uma vez, na cabeça de quem leu. Na próxima licitação do mesmo órgão, alguém lê tudo de novo.
• O motivo da inabilitação vira mensagem de WhatsApp: "eles recusaram o atestado porque não tinha o CNPJ do emitente". Três meses depois, o erro se repete.
• O combinado de margem (quanto a empresa aceita ceder em cada tipo de item) mora numa planilha que só uma pessoa sabe onde está.
• O panorama da semana que a L.IA montou no chat, com número de licitações em disputa e pontos de atenção, se perde na rolagem da conversa.

O prejuízo aparece quando a equipe cresce ou quando alguém sai de férias e o resto do time precisa reconstruir, no braço, o que aquela pessoa já sabia sobre o órgão.

Artefatos: o que a L.IA gera vira documento

Artefato é todo material que a L.IA produz e que continua existindo depois que a conversa acaba. Hoje são dois tipos:

• Relatório: o panorama montado no chat da Página Inicial, com período analisado, síntese executiva, até cinco números-chave em destaque, seções com dados, pontos de atenção classificados por gravidade, licitações salvas que ainda não têm análise de edital e recomendações.
• Análise do edital: o raio-x gerado no Converse com o Edital, em três partes. Prazos procedimentais, prazos comerciais e contatos da comissão; documentos de habilitação separados em fiscal/tributário, econômico/financeiro, jurídico/documental e técnico/operacional, cada exigência com a cláusula e a página de origem; requisitos operacionais como amostras, entrega, instalação, garantias, critérios de julgamento e condições de pagamento.

Campo que o edital não traz fica de fora da tela em vez de virar chute.

A lista fica em Artefatos, ordenada do mais recente para o mais antigo. Cada linha mostra o título, o tipo, a empresa (CNPJ), quem gerou, a data e o nome da conversa de origem. A busca no topo procura por título, conversa e CNPJ ao mesmo tempo, e o filtro separa Relatório de Análise do edital. Os dois entram na URL, então o link filtrado pode ser mandado para um colega e sobrevive ao refresh. No menu de cada linha você pode arquivar o artefato: ele sai da lista sem apagar o registro.

O artefato pertence à organização, não à pessoa. Quem gerou fica registrado como autor, e todos os membros com acesso ao CNPJ enxergam.

O artefato é editável

Abrir um artefato abre um editor de texto. A barra traz títulos H1, H2 e H3, negrito, itálico, riscado, lista com marcadores, lista numerada, lista de tarefas, citação e linha divisória.

Não existe botão "Salvar": o texto é gravado sozinho cerca de 1,5 segundo depois da última tecla, e o indicador no cabeçalho mostra "Salvando…" e depois "Salvo". Na prática, isso significa que a análise da L.IA é um ponto de partida que você corrige: apaga a seção que não interessa, acrescenta a observação que só quem conhece o órgão sabe, marca na lista de tarefas o documento que já foi providenciado.

Artefatos gerados antes do editor abrem em modo somente leitura, com o aviso "Formato antigo, somente leitura" no cabeçalho. Eles continuam sendo baixados e assinados normalmente; para ter uma versão editável, peça a análise ou o relatório de novo no chat.

Baixar em PDF e assinar com certificado

Todo artefato baixa em PDF, e o PDF sai do texto salvo: as suas edições vão junto, com títulos, listas, checklist, citação e tabelas.

O botão Assinar e baixar aplica o seu certificado digital A1 antes do arquivo sair da plataforma, no mesmo fluxo já usado na habilitação e na proposta. A assinatura acontece dentro do navegador, então o certificado e a senha não passam pelos nossos servidores, e o carimbo ICP-Brasil cai numa âncora que o PDF já reserva no fim do conteúdo. O arquivo sai com o sufixo -assinado. Vale para o artefato que circula fora da Licitei: anexo de e-mail, material levado para uma reunião, documento mandado para o cliente que quer saber por que você recomendou não disputar aquele lote. Os detalhes de como a assinatura funciona estão no post sobre a assinatura digital da Licitei.

Anotações: o caderno compartilhado da equipe

Anotação é um documento de texto livre criado dentro da Licitei e visível para toda a organização. Serve para o conhecimento que não nasce de nenhuma análise automática: estratégia para um pregão específico, checklist de documentos do time, o motivo de uma inabilitação, o combinado interno de margem.

A tela fica no menu do seu usuário, no canto superior direito. O botão Nova anotação cria o documento na hora, com o título "Anotação sem título", e já abre para edição. A lista mostra as anotações da organização ordenadas pela última edição, com a data de cada uma, e o campo de busca filtra por título conforme você digita.

O editor é o mesmo do artefato, com o mesmo salvamento automático. A lista de tarefas é o formato que mais rende aqui: cada exigência de habilitação vira uma caixa que alguém marca quando o documento fica pronto, e o time inteiro vê o que falta sem precisar perguntar.

Três coisas importantes sobre como as anotações se comportam:

• Não existe anotação privada. Toda anotação é da organização, e qualquer membro com permissão de leitura vê todas, independentemente de quem criou ou de qual CNPJ ele acessa.
• A permissão é definida por membro. Um administrador da organização escolhe, pessoa a pessoa, entre Completo (criar, editar e excluir), Leitura (só visualizar, sem o botão de criar e sem o menu de ações) ou Oculto. A configuração fica na tela de Organização.
• A exclusão vale para todo mundo e não tem lixeira. A confirmação avisa: a anotação será excluída para toda a organização e a ação não pode ser desfeita.

A feature está disponível a partir do plano Básico. Contas Freemium veem a tela com o convite de upgrade. Os limites de cada plano estão em planos.

Artefato ou anotação: qual usar

A regra prática: se a informação nasceu de um edital ou de um panorama que a L.IA montou, ela já é um artefato. Se ela nasceu da experiência da equipe, ela é uma anotação.

Casos de uso

Laranja é a situação, verde é a ação e creme é o resultado.

flowchart LR
    classDef situacao fill:#ffe9dd,stroke:#f66013,color:#0b5a75
    classDef acao fill:#ebf4f4,stroke:#00b29d,color:#0b5a75
    classDef resultado fill:#fff7f3,stroke:#0b5a75,color:#0b5a75

    S1["Cliente pergunta<br/>por que não disputamos"]:::situacao --> A1["Baixa o relatório<br/>em PDF assinado"]:::acao --> R1["Resposta com os<br/>números da semana"]:::resultado
    S2["Análise do edital<br/>tem seção irrelevante"]:::situacao --> A2["Edita o artefato<br/>e deixa só o que importa"]:::acao --> R2["Documento pronto<br/>para mandar ao time"]:::resultado
    S3["Habilitação com<br/>8 documentos"]:::situacao --> A3["Checklist numa<br/>anotação da equipe"]:::acao --> R3["Todos veem o que<br/>já foi providenciado"]:::resultado
    S4["Inabilitado por<br/>atestado sem CNPJ"]:::situacao --> A4["Registra o aprendizado<br/>na anotação do órgão"]:::acao --> R4["Erro não se repete<br/>no próximo pregão"]:::resultado
    S5["Analista novo<br/>entra no time"]:::situacao --> A5["Lê as anotações e<br/>os artefatos salvos"]:::acao --> R5["Contexto sem<br/>depender de repasse"]:::resultado

Perguntas frequentes

Se eu editar a análise da L.IA, dá para voltar atrás? Não. Não existe histórico de versões nem desfazer no servidor: o texto anterior vai embora quando o salvamento automático grava. Dentro da mesma sessão de edição, Ctrl+Z funciona normalmente.

Meus colegas veem os artefatos que eu gerei? Sim. O artefato pertence à organização, e todos os membros com acesso àquele CNPJ enxergam. Seu nome fica registrado como autor.

Duas pessoas podem editar a mesma anotação ao mesmo tempo? Podem abrir ao mesmo tempo, mas não existe edição colaborativa ao vivo. Quem salvar por último sobrescreve o texto do outro, então combine com o time antes de mexer no mesmo documento em paralelo.

Dá para anexar arquivo ou imagem numa anotação? Ainda não. A primeira versão trabalha só com texto formatado: títulos, listas, checklist, citação e linha divisória.

Perdi o que escrevi se a internet cair? O trecho já salvo fica; o que ainda não foi gravado se perde. Espere o indicador mostrar "Salvo" antes de fechar a aba.

Como faço para um artefato sumir da lista sem apagar o registro? Use "Arquivar" no menu da linha. O artefato sai da lista e o registro continua existindo.

Toda pergunta que eu fizer para a L.IA vira artefato? Não. A L.IA só salva quando você pede uma análise de edital ou um relatório. Pergunta pontual continua sendo só resposta no chat.

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Aquele pregão de mobiliário da terça-feira agora termina diferente: a análise fica na tela de Artefatos com a exigência de amostra em 7 dias corridos, e o checklist das certidões fica na anotação do time, marcado conforme cada documento chega. Na sexta, ninguém precisa lembrar de nada.

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